Aktenordner stapeln sich im Keller, Festplatten füllen sich mit PDFs und XML-Dateien. Spätestens beim Aufräumen stellt sich die Frage: Wie lange musst du Rechnungen aufbewahren, und was darf weg? Seit 2025 gelten neue, kürzere Fristen für Buchungsbelege. Gleichzeitig bringt die E-Rechnung neue Anforderungen an die Archivierung. In diesem Ratgeber erfährst du, welche Fristen für welche Unterlagen gelten, wann sie beginnen, welche Ausnahmen es gibt und wie du Rechnungen rechtssicher digital archivierst.
Inhaltsverzeichnis
Rechnungen aufbewahren: Die wichtigste Änderung seit 2025
Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre verkürzt. Dazu zählen insbesondere Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Quittungen, Kontoauszüge und Lieferscheine, sofern sie als Buchungsbeleg dienen.
Die neue Frist gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle Unterlagen, deren bisherige Frist zu diesem Zeitpunkt noch nicht abgelaufen war. Für bestimmte beaufsichtigte Finanzunternehmen gelten abweichende Übergangsregeln.
Die gesetzliche Grundlage findest du in Paragraf 147 der Abgabenordnung sowie im Handelsgesetzbuch.
Die Aufbewahrungsfristen im Überblick
Wer Rechnungen aufbewahren muss, hat meist auch andere Unterlagen im Blick. Je nach Art gelten unterschiedliche Fristen:
- 10 Jahre: Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Lageberichte sowie die zum Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen.
- 8 Jahre: Buchungsbelege wie Rechnungen, Gutschriften, Kontoauszüge und Quittungen.
- 6 Jahre: Empfangene und versandte Handels- und Geschäftsbriefe, sonstige steuerlich relevante Unterlagen.
Wichtig: Entscheidend ist die Funktion der Unterlage, nicht ihre Bezeichnung. Ein Geschäftsbrief, der gleichzeitig als Buchungsbeleg dient, unterliegt der achtjährigen Frist.
Wann beginnt die Frist?
Die Aufbewahrungsfrist beginnt immer mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist, also die Rechnung ausgestellt oder empfangen wurde, die letzte Buchung erfolgte oder der Jahresabschluss aufgestellt wurde.
Ein Beispiel: Eine Rechnung vom März 2018 muss acht Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt am 31. Dezember 2018 und endet am 31. Dezember 2026. Ab dem 1. Januar 2027 darf die Rechnung vernichtet werden, sofern keine Ausnahme greift.
Welche Rechnungen darfst du 2026 und 2027 vernichten?
Wer Rechnungen aufbewahren muss, profitiert von der Reform: Ältere Belege dürfen früher entsorgt werden als bisher. Vereinfacht gilt:
- Seit 1. Januar 2026: Buchungsbelege aus dem Jahr 2017 und früher.
- Ab 1. Januar 2027: Buchungsbelege aus dem Jahr 2018 und früher.
- Jahresabschlüsse und Bücher: weiterhin zehn Jahre, also ab 2027 die aus 2016 und früher.
Prüfe vor dem Vernichten aber immer, ob eine der folgenden Ausnahmen greift.
Ausnahmen: Wann du länger aufbewahren musst
Die Fristen laufen nicht ab, solange die Unterlagen für steuerliche Zwecke noch von Bedeutung sind. Das ist insbesondere der Fall, wenn:
- eine Betriebsprüfung begonnen hat oder angekündigt ist.
- ein Steuerbescheid unter Vorbehalt der Nachprüfung steht oder vorläufig ist.
- ein Einspruchs- oder Klageverfahren läuft.
- steuerstrafrechtliche Ermittlungen eingeleitet wurden.
- die Unterlagen für zivilrechtliche Ansprüche, etwa Gewährleistung oder Rechtsstreitigkeiten, benötigt werden.
Wie eine Prüfung abläuft und welche Unterlagen der Prüfer anfordert, liest du im Beitrag zum Ablauf der Betriebsprüfung.
Rechnungen aufbewahren als Privatperson
Auch Privatpersonen müssen in bestimmten Fällen Rechnungen aufbewahren. Wer Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück bezieht, etwa Handwerker- oder Bauleistungen, muss die Rechnung zwei Jahre aufbewahren. Darauf muss der Unternehmer in seiner Rechnung hinweisen.
Unabhängig davon ist es sinnvoll, Rechnungen für größere Anschaffungen mindestens so lange aufzubewahren, wie Gewährleistungs- oder Garantieansprüche bestehen. Für die Steuererklärung relevante Belege sollten bis zur Bestandskraft des Bescheids verfügbar sein.
Lohn- und Personalunterlagen
Für Personalunterlagen gelten teils eigene Regeln:
- Lohnkonten: bis zum Ende des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Eintragung.
- Lohnabrechnungen als Buchungsbeleg: acht Jahre.
- Arbeitszeitaufzeichnungen: je nach Rechtsgrundlage mindestens zwei Jahre.
- Bewerbungsunterlagen abgelehnter Kandidaten: in der Regel nur wenige Monate, aus Datenschutzgründen.
Personalakten sollten nach dem Ausscheiden nur so lange aufbewahrt werden, wie es für rechtliche Ansprüche nötig ist.
E-Rechnungen richtig archivieren
Mit der Einführung der E-Rechnung im B2B-Bereich ändert sich die Archivierung grundlegend. Eine E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD muss im Originalformat aufbewahrt werden. Ein Ausdruck oder ein reines PDF reicht nicht.
- Die strukturierten XML-Daten müssen unverändert gespeichert werden.
- Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD ist der strukturierte Teil maßgeblich.
- Die Daten müssen während der gesamten Frist maschinell auswertbar bleiben.
- Zusätzliche Bilddateien sind nur nötig, wenn sie weitere relevante Informationen enthalten.
Was du beim Empfang von E-Rechnungen beachten musst, zeigt unser Beitrag E-Rechnung empfangen.
Anforderungen an die digitale Archivierung
Wer Rechnungen aufbewahren und dabei digital arbeiten will, muss die Grundsätze der GoBD einhalten. Die wichtigsten Anforderungen:
- Unveränderbarkeit: Änderungen müssen ausgeschlossen oder protokolliert sein.
- Vollständigkeit: Alle Belege werden lückenlos erfasst.
- Ordnung: Belege sind auffindbar und eindeutig zugeordnet.
- Lesbarkeit: Die Unterlagen bleiben während der gesamten Frist lesbar.
- Maschinelle Auswertbarkeit: Das Finanzamt muss auf digitale Daten zugreifen können.
Ein einfacher Ordner auf dem Desktop erfüllt diese Anforderungen in der Regel nicht. Spezielle Archivsysteme oder Buchhaltungssoftware mit revisionssicherer Ablage sind empfehlenswert.
Papierbelege scannen und vernichten
Viele Unternehmen möchten Papierrechnungen scannen und die Originale vernichten. Das sogenannte ersetzende Scannen ist zulässig, wenn ein dokumentiertes Verfahren eingehalten wird.
- Das Verfahren muss in einer Verfahrensdokumentation beschrieben sein.
- Der Scan muss vollständig und bildlich mit dem Original übereinstimmen.
- Die Scans werden unveränderbar gespeichert.
- Bestimmte Unterlagen wie Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse müssen im Original bleiben.
Wie eine solche Dokumentation aufgebaut ist, liest du im Beitrag zur Verfahrensdokumentation nach GoBD.
Systemwechsel ohne Datenverlust
Ein häufiges Problem entsteht beim Wechsel der Buchhaltungs- oder Warenwirtschaftssoftware. Die Daten aus dem Altsystem müssen weiterhin für die gesamte Aufbewahrungsfrist auswertbar bleiben.
Plane deshalb bei jeder Umstellung, wie die Altdaten archiviert werden. Möglich sind ein Export in ein auswertbares Format, eine Archivlizenz für das Altsystem oder die Übernahme in ein neues Archiv. Ohne Lösung drohen Probleme bei der nächsten Betriebsprüfung.
Kläre mit dem Softwareanbieter vor Vertragsende, in welchem Format die Daten exportiert werden können, und teste den Export frühzeitig. So vermeidest du böse Überraschungen.
Rechnungen aufbewahren im Kleinunternehmen
Auch Kleinunternehmer und Freiberufler, die ihren Gewinn per Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln, müssen Rechnungen aufbewahren. Die Fristen sind dieselben wie für bilanzierende Unternehmen. Eine Vereinfachung gibt es nicht, nur weil der Umsatz gering ist.
Für kleine Betriebe empfiehlt sich eine einfache, aber konsequente Lösung: Eingangsrechnungen werden direkt nach Eingang in einer Buchhaltungs-App erfasst, E-Rechnungen automatisch abgelegt und Papierbelege gescannt. Viele Programme übernehmen die revisionssichere Archivierung und erleichtern den Datenaustausch mit der Steuerberatung.
Cloud-Archiv oder eigener Server?
Für die digitale Ablage stehen zwei Wege offen. Cloud-Lösungen sind schnell eingerichtet, werden vom Anbieter gepflegt und bieten oft eine integrierte GoBD-konforme Archivierung. Achte auf Server in der EU, einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung und einen Exportweg, falls du den Anbieter wechselst.
Ein eigener Server gibt dir mehr Kontrolle, erfordert aber Know-how bei Datensicherung, Updates und Zugriffsschutz. Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen ist eine professionelle Cloud-Lösung die einfachere und sicherere Wahl.
Sanktionen bei Verstößen
Wer Rechnungen aufbewahren muss, dies aber nicht ordnungsgemäß tut, riskiert mehrere Folgen:
- Schätzungen: Das Finanzamt kann Besteuerungsgrundlagen schätzen.
- Verlust des Vorsteuerabzugs: Ohne Rechnung kein Nachweis.
- Verzögerungsgelder: Bei fehlender Mitwirkung in der Prüfung.
- Bußgelder: Bei Verstößen gegen Aufzeichnungspflichten.
Eine saubere Archivierung ist deshalb nicht nur Pflicht, sondern auch ein Schutz für dein Unternehmen.
Praxistipps für die Ablage
- Lege eine klare Ordnerstruktur nach Jahr und Belegart an.
- Vergib eindeutige Dateinamen mit Datum, Lieferant und Rechnungsnummer.
- Markiere für jedes Jahr, ab wann Unterlagen vernichtet werden dürfen.
- Prüfe vor dem Vernichten offene Bescheide und laufende Verfahren.
- Vernichte Papierunterlagen datenschutzkonform, etwa über zertifizierte Dienstleister.
- Dokumentiere die Vernichtung in einem Protokoll.
Häufige Fehler beim Aufbewahren
- Nur PDF statt XML: Bei E-Rechnungen ist das Originalformat entscheidend.
- Zu früh vernichten: Offene Bescheide oder Prüfungen verlängern die Frist.
- Altsysteme abschalten: Daten müssen auswertbar bleiben.
- Fristbeginn falsch berechnen: Die Frist startet erst am Jahresende.
- Datenschutz vergessen: Auch beim Vernichten müssen personenbezogene Daten geschützt werden.
Fazit: Kürzere Fristen, neue Anforderungen
Seit 2025 musst du Rechnungen aufbewahren, allerdings nur noch acht statt zehn Jahre. Für Bücher und Jahresabschlüsse bleibt es bei zehn Jahren, für Geschäftsbriefe bei sechs Jahren.
Gleichzeitig steigen durch die E-Rechnung die Anforderungen an die digitale Archivierung. Wer Fristen kennt, Ausnahmen beachtet und eine revisionssichere Ablage nutzt, spart Platz, Zeit und Ärger mit dem Finanzamt.
FAQ: Häufige Fragen zu Rechnungen aufbewahren
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Seit dem 1. Januar 2025 gilt für Rechnungen und andere Buchungsbelege eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Bücher und Jahresabschlüsse müssen weiterhin zehn Jahre, Geschäftsbriefe sechs Jahre aufbewahrt werden.
Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?
Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt oder empfangen wurde. Eine Rechnung aus 2018 darf demnach ab dem 1. Januar 2027 vernichtet werden.
Darf ich Rechnungen nach dem Scannen vernichten?
Ja, wenn ein dokumentiertes Verfahren zum ersetzenden Scannen eingehalten wird und die Scans unveränderbar und vollständig gespeichert sind. Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen müssen im Original aufbewahrt werden.
Wie bewahre ich E-Rechnungen richtig auf?
E-Rechnungen müssen im Originalformat, also mit den strukturierten XML-Daten, unveränderbar und maschinell auswertbar für die gesamte Frist archiviert werden. Ein Ausdruck oder reines PDF reicht nicht.
