Den eigenen Stundensatz berechnen ist für viele Selbstständige eine der schwierigsten Aufgaben. Wer sich am alten Angestelltengehalt orientiert, liegt fast immer zu niedrig. Denn als Selbstständiger zahlst du Kranken- und Rentenversicherung selbst, trägst alle Betriebskosten und kannst längst nicht jede Arbeitsstunde abrechnen. In diesem Ratgeber zeigen wir dir eine einfache Formel, rechnen ein realistisches Beispiel durch und geben dir Tipps, wie du deinen Preis selbstbewusst durchsetzt.
Inhaltsverzeichnis
Warum viele Selbstständige zu wenig verlangen
Ein häufiger Denkfehler: Ein Angestellter verdient 4.000 Euro brutto im Monat bei 160 Arbeitsstunden, also 25 Euro pro Stunde. Viele Gründer setzen deshalb 30 oder 40 Euro an und glauben, damit gut zu verdienen.
Doch dieser Vergleich hinkt. Arbeitgeber zahlen zusätzlich Sozialversicherungsanteile, Urlaub, Krankheitstage, Weiterbildung, Arbeitsplatz und Ausstattung. Die tatsächlichen Kosten eines Angestellten liegen oft beim Eineinhalb- bis Doppelten des Bruttogehalts.
Als Selbstständiger trägst du all diese Kosten selbst. Hinzu kommt das unternehmerische Risiko: Aufträge können wegbrechen, Kunden zahlen spät. Wer seinen Stundensatz berechnen will, muss diese Faktoren konsequent einbeziehen.
Die Formel: So kannst du deinen Stundensatz berechnen
Die Grundformel ist einfach:
Stundensatz = (Privatbedarf + Betriebskosten + Vorsorge + Steuern + Gewinnzuschlag) ÷ fakturierbare Stunden
Du rechnest also rückwärts: Was musst du im Jahr einnehmen, um alle Kosten zu decken und gut zu leben? Diesen Betrag teilst du durch die Stunden, die du realistisch an Kunden abrechnen kannst.
Die beiden kritischen Größen sind der Gesamtbedarf und die fakturierbaren Stunden. Bei beiden unterschätzen Selbstständige regelmäßig die Realität.
Schritt 1: Privaten Bedarf ermitteln
Beginne mit deinem persönlichen Lebensunterhalt. Was brauchst du monatlich für Miete, Lebensmittel, Mobilität, Versicherungen, Freizeit und Sparen?
- Miete und Nebenkosten
- Lebensmittel und Haushalt
- Auto oder öffentlicher Nahverkehr
- Private Versicherungen wie Haftpflicht und Hausrat
- Freizeit, Urlaub, Kleidung
- Rücklagen für private Anschaffungen
Sei ehrlich und lieber etwas großzügig. Ein Stundensatz, der nur das Existenzminimum deckt, führt schnell in finanziellen Stress. Multipliziere den Monatsbetrag mit zwölf.
Schritt 2: Kranken- und Altersvorsorge einplanen
Als Selbstständiger zahlst du deine Krankenversicherung vollständig selbst. In der gesetzlichen Krankenversicherung richtet sich der Beitrag nach dem Einkommen, in der privaten nach Alter und Tarif. Plane realistisch mehrere hundert Euro pro Monat ein, je nach Einkommen auch deutlich mehr.
Hinzu kommt die Altersvorsorge. Viele Selbstständige sind nicht rentenversicherungspflichtig und müssen selbst vorsorgen. Als Faustregel gelten zehn bis 20 Prozent des Einkommens. Einige Berufsgruppen, etwa bestimmte Lehrende oder Handwerker, sind dagegen pflichtversichert. Informationen dazu bietet die Deutsche Rentenversicherung.
Ergänzend solltest du über Berufsunfähigkeits- und Krankentagegeldversicherung nachdenken. Ohne Einkommen bei Krankheit wird es sonst schnell eng.
Schritt 3: Betriebskosten erfassen
Jetzt kommen alle Kosten, die durch deine Selbstständigkeit entstehen. Sie werden oft deutlich unterschätzt.
- Arbeitsplatz: Büro, Coworking oder anteiliges Arbeitszimmer.
- Technik: Computer, Smartphone, Software, Abos.
- Versicherungen: Berufs- und Betriebshaftpflicht.
- Beratung: Steuerberatung, gegebenenfalls Rechtsberatung.
- Marketing: Website, Werbung, Netzwerkveranstaltungen.
- Weiterbildung: Kurse, Fachliteratur, Konferenzen.
- Mobilität: Fahrten zu Kunden, Reisekosten.
Viele Solo-Selbstständige kommen auf 500 bis 1.500 Euro Betriebskosten pro Monat, je nach Branche auch mehr.
Schritt 4: Steuern berücksichtigen
Auf deinen Gewinn zahlst du Einkommensteuer, gegebenenfalls Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer. Gewerbetreibende zahlen zusätzlich Gewerbesteuer, die allerdings teilweise auf die Einkommensteuer angerechnet wird. Freiberufler sind von der Gewerbesteuer befreit.
Die Umsatzsteuer ist dagegen ein durchlaufender Posten. Du schlägst sie auf deinen Nettopreis auf und führst sie an das Finanzamt ab. Sie gehört also nicht in die Berechnung des Nettostundensatzes. Als Kleinunternehmer musst du keine Umsatzsteuer ausweisen, eingehende E-Rechnungen aber trotzdem verarbeiten können. Mehr dazu im Beitrag E-Rechnung empfangen.
Plane für die Einkommensteuer je nach Höhe des Gewinns 20 bis 35 Prozent ein und lege das Geld konsequent zurück.
Schritt 5: Fakturierbare Stunden realistisch schätzen
Hier liegt der größte Fehler vieler Selbstständiger. Ein Jahr hat 52 Wochen, aber längst nicht jede Stunde kannst du abrechnen.
- Urlaub: sechs Wochen
- Feiertage: etwa zwei Wochen
- Krankheit: etwa zwei Wochen
- Verbleibende Arbeitswochen: 42
- Bei 40 Stunden pro Woche: 1.680 Arbeitsstunden im Jahr
Von diesen Stunden entfällt ein großer Teil auf nicht abrechenbare Tätigkeiten: Akquise, Angebote, Buchhaltung, Weiterbildung, Verwaltung. Realistisch sind 60 bis 70 Prozent fakturierbar. Das ergibt etwa 1.000 bis 1.200 abrechenbare Stunden pro Jahr.
Rechenbeispiel: Stundensatz berechnen für eine Beraterin
Eine selbstständige Unternehmensberaterin möchte ihren Stundensatz berechnen. Sie plant mit folgenden Werten pro Jahr:
- Privater Bedarf: 36.000 Euro
- Krankenversicherung: 9.600 Euro
- Altersvorsorge: 7.200 Euro
- Betriebskosten: 14.400 Euro
- Einkommensteuer: rund 15.000 Euro
- Rücklage und Gewinnzuschlag: 8.000 Euro
Gesamtbedarf: 90.200 Euro. Bei 1.100 fakturierbaren Stunden ergibt sich ein Nettostundensatz von rund 82 Euro. Dazu kommen 19 Prozent Umsatzsteuer, der Bruttosatz für Kunden liegt also bei etwa 98 Euro.
Zum Vergleich: Ihr früheres Angestelltengehalt von 60.000 Euro entspricht nur rund 31 Euro pro Arbeitsstunde. Der Unterschied zeigt, warum Selbstständige deutlich mehr verlangen müssen.
Gewinnzuschlag und unternehmerisches Risiko
Wer seinen Stundensatz berechnen will, darf nicht nur die Kosten decken. Als Unternehmer trägst du Risiken: Aufträge fallen weg, Kunden zahlen nicht, Investitionen werden nötig. Dafür brauchst du einen Gewinnzuschlag.
Üblich sind zehn bis 20 Prozent auf den Kostenstundensatz. Er finanziert Rücklagen für schwache Monate, Investitionen in neue Technik und Wachstum. Er ist auch die Entlohnung dafür, dass du das Risiko trägst.
Lege einen Teil des Gewinns systematisch an. Wie das gelingt, liest du im Beitrag ETF-Sparplan für Unternehmer.
Marktpreise prüfen
Wenn du deinen Stundensatz berechnen konntest, kennst du deine Untergrenze. Ob er am Markt durchsetzbar ist, hängt von Branche, Region, Erfahrung und Spezialisierung ab.
- Recherchiere Honorarumfragen von Berufsverbänden.
- Vergleiche Angebote auf Freelancer-Plattformen.
- Frag im Netzwerk nach typischen Preisen.
- Beobachte, wie Kunden auf deine Angebote reagieren.
Liegt der Markt deutlich über deinem Bedarf, hebe deinen Satz an. Liegt er darunter, musst du Kosten senken, dich spezialisieren oder ein anderes Geschäftsmodell finden. Dauerhaft unter Kosten zu arbeiten, ist keine Option.
Stundensatz, Tagessatz oder Pauschale?
Nicht jede Leistung muss nach Stunden abgerechnet werden. Es gibt Alternativen, die oft vorteilhafter sind.
- Tagessatz: verbreitet in Beratung und IT. Meist sieben bis acht Stunden zum Preis von sechs bis sieben.
- Projektpauschale: fester Preis für ein definiertes Ergebnis. Lohnt sich, wenn du effizient arbeitest.
- Retainer: monatliches Kontingent für laufende Betreuung. Bringt planbare Einnahmen.
- Wertbasierte Preise: orientieren sich am Nutzen für den Kunden statt am Aufwand.
Auch bei Pauschalen solltest du intern deinen Stundensatz berechnen. Er ist die Basis, um Angebote zu kalkulieren und die Wirtschaftlichkeit von Projekten zu prüfen.
Stundensatz erfolgreich durchsetzen
Viele Selbstständige scheuen sich, ihren Preis offen zu nennen. Dabei signalisiert ein selbstbewusst kommunizierter Preis Qualität.
- Nutzen betonen: Sprich über Ergebnisse, nicht über Stunden.
- Referenzen zeigen: Erfolge früherer Projekte schaffen Vertrauen.
- Nicht sofort nachgeben: Reduziere eher den Leistungsumfang als den Preis.
- Preise regelmäßig erhöhen: mindestens jährlich, angepasst an Inflation und Erfahrung.
- Zielgruppe wählen: Konzentriere dich auf Kunden, die Qualität schätzen.
Bei Bestandskunden kündigst du Erhöhungen frühzeitig und schriftlich an, idealerweise mit zwei bis drei Monaten Vorlauf.
Rechtsform und Stundensatz
Die Rechtsform beeinflusst Kosten und Steuern und damit auch deinen Stundensatz. Als Einzelunternehmer zahlst du Einkommensteuer auf den Gewinn. In einer GmbH oder UG zahlst du dir ein Geschäftsführergehalt, das Unternehmen zahlt Körperschaft- und Gewerbesteuer.
Mit wachsendem Umsatz kann eine Kapitalgesellschaft steuerlich und haftungsrechtlich interessant werden. Gleichzeitig steigen die Kosten für Buchhaltung und Jahresabschluss. Einen Vergleich findest du im Beitrag GmbH oder UG.
Häufige Fehler beim Stundensatz berechnen
- Angestelltengehalt als Basis: ignoriert Sozialabgaben und Nebenkosten.
- Zu viele fakturierbare Stunden: 1.800 Stunden sind unrealistisch.
- Urlaub und Krankheit vergessen: Einnahmen fehlen, Kosten laufen weiter.
- Steuern nicht zurückgelegt: Nachzahlungen kommen überraschend.
- Kein Gewinnzuschlag: keine Rücklagen, kein Wachstum.
- Preis nie angepasst: Inflation frisst den Stundensatz Jahr für Jahr auf.
Überprüfe deinen Stundensatz mindestens einmal im Jahr und passe ihn an veränderte Kosten und Erfahrung an.
Checkliste: Deinen Stundensatz berechnen in 7 Schritten
- Privaten Jahresbedarf ermitteln.
- Kranken- und Altersvorsorge addieren.
- Betriebskosten vollständig erfassen.
- Einkommensteuer realistisch schätzen.
- Gewinnzuschlag von zehn bis 20 Prozent einplanen.
- Fakturierbare Stunden realistisch berechnen.
- Gesamtbedarf durch Stunden teilen und mit Marktpreisen abgleichen.
Notiere die Berechnung in einer einfachen Tabelle und aktualisiere sie jährlich. So siehst du sofort, wann eine Preisanpassung fällig ist.
Fazit: Ein fairer Preis sichert deine Selbstständigkeit
Wer seinen Stundensatz berechnen will, muss alle Kosten ehrlich erfassen und die abrechenbaren Stunden realistisch einschätzen. Das Ergebnis liegt fast immer deutlich über dem, was Gründer intuitiv ansetzen würden.
Ein auskömmlicher Preis ist keine Gier, sondern Voraussetzung für eine nachhaltige Selbstständigkeit. Er ermöglicht Vorsorge, Weiterbildung und Qualität, und davon profitieren am Ende auch deine Kunden.
FAQ: Häufige Fragen zu Stundensatz berechnen
Wie berechne ich meinen Stundensatz als Selbstständiger?
Addiere privaten Bedarf, Kranken- und Altersvorsorge, Betriebskosten, Steuern und einen Gewinnzuschlag zu einem Jahresbedarf. Teile diesen durch die realistisch abrechenbaren Stunden, meist 1.000 bis 1.200 pro Jahr.
Wie viele Stunden kann ein Selbstständiger abrechnen?
Nach Abzug von Urlaub, Feiertagen, Krankheit und nicht abrechenbaren Tätigkeiten wie Akquise und Buchhaltung bleiben meist 1.000 bis 1.200 fakturierbare Stunden pro Jahr.
Gehört die Umsatzsteuer in den Stundensatz?
Nein. Die Umsatzsteuer ist ein durchlaufender Posten und wird auf den Nettostundensatz aufgeschlagen. Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus.
Wie oft sollte ich meinen Stundensatz anpassen?
Mindestens einmal im Jahr. Steigende Kosten, Inflation und wachsende Erfahrung rechtfertigen regelmäßige Anpassungen. Bestandskunden solltest du Erhöhungen frühzeitig ankündigen.
