Die Timebutler Zeiterfassung gehört zu den Cloud-Lösungen, die kleine und mittlere Unternehmen besonders häufig auf ihre Shortlist setzen. Der Grund liegt auf der Hand: Seit dem Grundsatzbeschluss des Bundesarbeitsgerichts von 2022 müssen Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch erfassen. Viele Betriebe suchen deshalb ein Werkzeug, das rechtssicher ist, wenig kostet und vom Team akzeptiert wird.
In diesem Beitrag ordnen wir Timebutler aus Managementsicht ein. Du erfährst, welche Funktionen das System bietet, was es kostet, wo seine Grenzen liegen und welche Rolle die geplante Reform des Arbeitszeitgesetzes für deine Entscheidung spielt.
Inhaltsverzeichnis
Warum Zeiterfassung jetzt Chefsache ist
Ausgangspunkt ist das sogenannte Stechuhr-Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom Mai 2019. Der EuGH verlangte darin von den Mitgliedstaaten, Arbeitgeber zu einem objektiven, verlässlichen und zugänglichen System der Arbeitszeiterfassung zu verpflichten. Deutschland hat das lange nicht umgesetzt.
Dann zog das Bundesarbeitsgericht nach. Mit seinem Beschluss vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) stellte es klar, dass Arbeitgeber schon heute nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen. Die Pressemitteilung des Bundesarbeitsgerichts fasst die Begründung zusammen.
Was die Reform des Arbeitszeitgesetzes bringen soll
Im Juni 2026 wurde ein Entwurf des Bundesarbeitsministeriums zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes bekannt. Er sieht vor, dass Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit grundsätzlich taggleich und elektronisch erfassen. Das Gesetzgebungsverfahren war Anfang Oktober 2026 noch nicht abgeschlossen, als Starttermin war der 1. Januar 2027 im Gespräch.
- Übergangsfristen: Laut Entwurf zwei Jahre für Betriebe mit weniger als 250 Beschäftigten, fünf Jahre für Betriebe mit weniger als 50
- Kleinstbetriebe: Bis zu zehn Beschäftigte müssen aufzeichnen, aber nicht zwingend elektronisch
- Vertrauensarbeitszeit: Bleibt möglich, der Arbeitgeber muss aber Verstöße erkennen können
- Verantwortung: Delegiert der Arbeitgeber die Erfassung an Beschäftigte, haftet er trotzdem
Wie sich die Pflichten für kleine Betriebe im Detail darstellen, liest du in unserem Beitrag Arbeitszeiterfassung im Kleinbetrieb: Was jetzt Pflicht ist. Für deine Softwareauswahl heißt das: Ein elektronisches System ist schon heute die zukunftssichere Wahl.
Unabhängig von der Reform gelten schon heute konkrete Aufzeichnungspflichten. Nach § 16 Abs. 2 ArbZG musst du Arbeitszeit aufzeichnen, die über acht Stunden am Werktag hinausgeht. Für Minijobber und Beschäftigte in bestimmten Branchen verlangt § 17 MiLoG, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten Folgetags festzuhalten und die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
Wer diese Pflichten heute noch mit Excel-Listen oder Stundenzetteln erfüllt, trägt ein doppeltes Risiko. Zum einen fehlen bei Kontrollen oft lückenlose Nachweise. Zum anderen bindet die manuelle Pflege Zeit in Personalabteilung und Lohnbüro, die an anderer Stelle fehlt.
Timebutler Zeiterfassung im Überblick
Hinter der Software steht die Timebutler GmbH mit Sitz in Schönefeld bei Berlin. Nach eigenen Angaben ist das Unternehmen seit mehr als 22 Jahren am Markt, mehr als 12.500 Unternehmen und über 350.000 Mitarbeitende nutzen die Lösung. Die Daten liegen laut Anbieter auf Servern innerhalb der Europäischen Union.
Timebutler ist kein reines Stempelwerkzeug, sondern eine schlanke HR-Plattform. Neben der Zeiterfassung gehören Urlaubsplanung, Schichtplanung, digitale Personalakte und Berichte zum Paket. Einzelne Module lassen sich per Klick deaktivieren, wenn du sie nicht brauchst.
Für Mitarbeitende bündelt ein persönliches Dashboard die wichtigsten Daten: Arbeitszeiten, Urlaub, Krankheitstage und Überstunden. Das reduziert Rückfragen an die Personalabteilung spürbar. Führungskräfte sehen Abwesenheiten im Team in Kalender- und Listenansichten und erkennen Überschneidungen früh.
So erfassen Mitarbeitende ihre Zeiten
- Virtuelle Stempeluhr im Browser: Kommen, Gehen und Pausen per Klick am Arbeitsplatz
- Timebutler App: Erfassung auf dem eigenen Smartphone, etwa im Außendienst
- Terminal-Lösung: Ein vorhandenes Tablet am Eingang wird zum Zeiterfassungsterminal
- Manuelle Nachträge: Mit Freigabeprozess durch die Führungskraft
- Partner-Hardware: Über Partner lassen sich etwa Datafox-Terminals mit Chipkarte oder PIN anbinden
Funktionen, die für Führungskräfte zählen
Spannend für das Management sind weniger die Stempelvarianten als die Steuerungsfunktionen. Die Timebutler Zeiterfassung hinterlegt Pausenregeln nach Land und Altersgruppe und setzt maximale Arbeitszeiten bei der Erfassung um. Du legst fest, ob Mitarbeitende Einträge selbst ändern dürfen oder eine Freigabe brauchen.
Wichtig für die Nachvollziehbarkeit: Nachträgliche Änderungen zeigt das System neben dem ursprünglichen Eintrag an. Das schafft Transparenz bei Prüfungen. Dazu kommen ein Überstundenkonto mit Echtzeitdaten, Projektzuordnung der Arbeitsstunden und ein DATEV-Export für die Lohnabrechnung.
Was kostet die Timebutler Zeiterfassung?
Timebutler setzt auf ein einfaches Preismodell. Bis zu 35 Personen zahlst du einen Festpreis, alle Funktionen sind enthalten. Der Preisrechner auf der offiziellen Preisseite von Timebutler weist für ein Team mit 25 Mitarbeitenden 59,95 Euro pro Monat zuzüglich Mehrwertsteuer aus. Jedes weitere Teammitglied über 35 kostet 1,39 Euro pro Monat.
| Teamgröße | Monatliche Kosten netto (rechnerisch) | Pro Kopf |
|---|---|---|
| 10 Personen | 59,95 Euro | ca. 6,00 Euro |
| 35 Personen | 59,95 Euro | ca. 1,71 Euro |
| 50 Personen | 80,80 Euro | ca. 1,62 Euro |
| 100 Personen | 150,30 Euro | ca. 1,50 Euro |
| über 200 Personen | Individuelles Angebot | – |
Die Werte für 50 und 100 Personen haben wir aus Festpreis und Zusatzpreis selbst errechnet, Stand Oktober 2026. Prüfe vor Vertragsschluss den aktuellen Preisrechner. Interessant ist die Pro-Kopf-Betrachtung: Sehr kleine Teams zahlen relativ viel, ab etwa 30 Personen wird das Modell günstig.
Spannender als der Listenpreis ist die Gesamtrechnung. Ein vereinfachtes Beispiel: Verbringt deine Personalabteilung bisher zwei Stunden im Monat damit, Stundenzettel abzutippen und Urlaubslisten abzugleichen, und setzt du dafür interne Kosten von 40 Euro pro Stunde an, kostet dich das 80 Euro im Monat. Schon damit hätte sich die Timebutler Zeiterfassung für ein Team bis 35 Personen rechnerisch amortisiert, bevor Fehlerquellen und Nachfragen überhaupt eingepreist sind.
Test, Kündigung und Zahlung
- Testphase: Sechs Wochen kostenlos für das ganze Team, ohne Kreditkarte, endet automatisch
- Kündigung: Jederzeit zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums
- Zahlungsarten: Kreditkarte, PayPal, SEPA-Lastschrift und Überweisung
Stärken und Grenzen aus Managementsicht
Keine Software passt zu jedem Betrieb. Eine ehrliche Einordnung hilft dir, Fehlinvestitionen zu vermeiden.
Wo die Timebutler Zeiterfassung punktet
- Geringe Einstiegshürde: Cloud-Software ohne Installation, schnell eingerichtet
- Alles in einem Paket: Zeiterfassung, Urlaub und Schichtplanung greifen ineinander
- Kalkulierbare Kosten: Festpreis statt komplizierter Modulpreise
- Lohnschnittstelle: DATEV-Integration spart Abtipparbeit im Lohnbüro
- Flexible Erfassung: Browser, App und Tablet-Terminal decken Büro, Homeoffice und Werkstatt ab
Wo du genauer hinsehen solltest
- Schnittstellen: Auf der Website nennt Timebutler ausdrücklich DATEV. Nutzt du ein anderes Lohnprogramm, kläre den Export vorab
- Spezialanforderungen: Komplexe Schichtsysteme, Tarifzuschläge oder Zutrittskontrolle brauchen oft Speziallösungen
- Hardware: Physische Terminals laufen über Partner mit eigenen Preisen und Lieferzeiten
- Große Organisationen: Ab 200 Personen gibt es nur Individualangebote
Einführung im Betrieb: So gelingt der Start
Die Technik ist selten das Problem. Zeiterfassungsprojekte scheitern eher an Misstrauen im Team und an unklaren Regeln. Gerade wenn bisher Vertrauensarbeitszeit galt, fühlen sich Mitarbeitende schnell kontrolliert.
Betriebsrat und Datenschutz einbinden
Gibt es einen Betriebsrat, hat er bei der Ausgestaltung technischer Einrichtungen zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Das BAG hat zwar entschieden, dass er die Einführung selbst nicht erzwingen kann, weil sie gesetzlich vorgeschrieben ist. Beim Wie redet er aber mit.
In der Praxis bewährt sich eine Betriebsvereinbarung, die Zweck, Zugriffsrechte, Auswertungen und Löschfristen regelt. Halte darin ausdrücklich fest, dass die Daten nicht zur individuellen Leistungsbewertung dienen, sofern das deinem Ziel entspricht. Diese Klarheit nimmt vielen Bedenken die Schärfe.
Auch der Datenschutz gehört früh auf die Agenda. Kläre, wer welche Daten sieht, wie lange sie gespeichert werden und ob ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung vorliegt. Je klarer die Regeln, desto höher die Akzeptanz.
Ein Fahrplan in fünf Schritten
- Ziele festlegen: Rechtssicherheit, Überstundensteuerung oder Projektcontrolling?
- Regeln definieren: Pausen, Korrekturrechte, Freigaben und Umgang mit Mehrarbeit
- Testphase nutzen: Die sechs Wochen mit einem Pilotteam aus Verwaltung und Produktion durchspielen
- Kommunizieren: Erklären, warum erfasst wird, und Bedenken offen besprechen
- Nachsteuern: Nach drei Monaten Auswertungen prüfen und Prozesse anpassen
Neue Kolleginnen und Kollegen erhalten ihren Zugang am besten gleich am ersten Tag. Wie du das in deinen Einarbeitungsprozess integrierst, zeigt unsere Onboarding-Checkliste für neue Mitarbeiter.
Zeiterfassung als Steuerungsinstrument
Wer Zeiterfassung nur als Pflichtübung versteht, verschenkt Potenzial. Saubere Daten zeigen dir, wo Überstunden entstehen, welche Projekte mehr Zeit fressen als kalkuliert und ob einzelne Teams dauerhaft überlastet sind. Damit wird die Timebutler Zeiterfassung zum Frühwarnsystem für Burn-out-Risiken und Fehlkalkulationen.
Auch neue Arbeitszeitmodelle profitieren. Wer etwa eine verkürzte Woche testet, braucht belastbare Zahlen zur tatsächlichen Arbeitszeit. Erfahrungen dazu findest du in unserem Beitrag Vier-Tage-Woche im Mittelstand: Erfahrungen und Stolpersteine.
Ein Wort zur Kultur: Zeiterfassung und Vertrauen schließen sich nicht aus. Teams, die ihre Zeiten selbst erfassen und Auswertungen gemeinsam besprechen, erleben das System eher als Schutz vor Dauerüberlastung denn als Kontrolle. Entscheidend ist, dass Führungskräfte die Daten für bessere Planung nutzen und nicht für Misstrauen.
Kennzahlen, die du im Blick behalten solltest
- Überstundensaldo je Team und dessen Entwicklung über Monate
- Abweichung Soll und Ist bei Projekten
- Ruhezeitverstöße und Tage mit mehr als zehn Stunden Arbeit
- Korrekturquote: Wie oft werden Einträge nachträglich geändert?
Fazit: Solide Wahl für KMU mit klarem Profil
Die Timebutler Zeiterfassung überzeugt vor allem durch Einfachheit, ein transparentes Preismodell und die Verbindung mit Urlaubs- und Schichtplanung. Für Büros, Agenturen, Handwerksbetriebe und Dienstleister mit 10 bis 200 Beschäftigten ist sie eine pragmatische Antwort auf die Erfassungspflicht.
Sehr spezielle Anforderungen oder andere Lohnprogramme als DATEV solltest du in der Testphase gezielt prüfen. Wer jetzt einführt, ist für eine elektronische Erfassungspflicht gut gerüstet, egal in welcher Form die Reform am Ende kommt.
Unsere Empfehlung: Nutze die Testphase nicht nur zum Klicken, sondern für einen echten Monatsabschluss. Lass ein Pilotteam vier Wochen stempeln, exportiere die Daten in dein Lohnprogramm und prüfe die Ergebnisse mit deinem Lohnbüro. Erst dann weißt du, ob die Timebutler Zeiterfassung im Alltag trägt.
Häufige Fragen zur Timebutler Zeiterfassung
Was kostet die Timebutler Zeiterfassung?
Bis zu 35 Personen gilt ein Festpreis, laut Preisrechner 59,95 Euro pro Monat zuzüglich Mehrwertsteuer. Jede weitere Person kostet 1,39 Euro monatlich. Ab 200 Personen erstellt Timebutler ein individuelles Angebot.
Kann ich Timebutler kostenlos testen?
Ja, Timebutler bietet eine sechswöchige Testphase für das ganze Team an. Eine Kreditkarte ist nicht nötig. Der Test endet automatisch, ohne dass du kündigen musst.
Wie stempeln Mitarbeitende mit Timebutler?
Mitarbeitende erfassen ihre Zeiten über eine virtuelle Stempeluhr im Browser, per App auf dem Smartphone oder an einem Tablet-Terminal. Über Partner lassen sich auch Hardware-Terminals mit Chipkarte anbinden.
Ist Zeiterfassung in Deutschland Pflicht?
Ja. Laut Bundesarbeitsgericht müssen Arbeitgeber seit dem Beschluss vom 13. September 2022 ein System zur Arbeitszeiterfassung einführen. Eine Reform des Arbeitszeitgesetzes soll die elektronische Erfassung künftig ausdrücklich regeln.
Wo speichert Timebutler die Daten?
Laut Anbieter liegen die Mitarbeiterdaten auf Servern innerhalb der Europäischen Union. Kläre vor dem Start trotzdem Zugriffsrechte, Speicherfristen und den Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
