Steht auf der Rechnung differenzbesteuert beim Handy, sparst du als Privatkäufer nichts und verlierst nichts. Als Unternehmer sieht die Sache anders aus: Du kannst aus dem Kaufpreis keine Vorsteuer ziehen. Bei einem Dutzend gebrauchter Firmenhandys macht das schnell mehrere hundert Euro Unterschied, und beim späteren Weiterverkauf lauert die nächste Steuerfalle.
Dieser Beitrag zeigt dir die Differenzbesteuerung aus der Perspektive von Unternehmen, die Smartphones gebraucht einkaufen, ausmustern oder selbst handeln. Mit Rechenbeispielen, Buchungshinweisen und einer Checkliste für die Rechnungsprüfung.
Inhaltsverzeichnis
Was differenzbesteuert beim Handy bedeutet
Die Differenzbesteuerung nach § 25a UStG ist eine Sonderregel für den Handel mit Gebrauchtwaren. Ein Händler, der ein Smartphone von einer Privatperson ankauft, hat beim Einkauf keine Vorsteuer bezahlt. Würde er beim Verkauf trotzdem Umsatzsteuer auf den vollen Preis abführen, wäre dasselbe Gerät mehrfach besteuert.
Deshalb versteuert der Händler nur seine Marge, also die Differenz zwischen Verkaufs- und Einkaufspreis. Die Umsatzsteuer steckt in dieser Differenz und wird herausgerechnet. Es gilt immer der Regelsteuersatz von 19 Prozent.
Ein Rechenbeispiel aus Sicht des Händlers
- Ankauf eines gebrauchten Smartphones von privat: 300 Euro
- Verkauf an einen Kunden: 450 Euro
- Marge: 150 Euro
- Darin enthaltene Umsatzsteuer: 150 / 1,19 × 0,19 = 23,95 Euro
- Bemessungsgrundlage: 126,05 Euro
Bei regulärer Besteuerung hätte der Händler 71,85 Euro Umsatzsteuer auf den Verkaufspreis abführen müssen. Das erklärt, warum fast alle Refurbished-Anbieter mit der Differenzbesteuerung arbeiten.
Für Privatkäufer ist differenzbesteuert beim Handy deshalb kein Nachteil: Die Umsatzsteuer steckt im Preis, sie ist nur nicht sichtbar. Wichtig zu wissen: Der Hinweis sagt nichts über Zustand, Akku oder Garantie aus. Die gesetzliche Gewährleistung gilt auch für gebrauchte Geräte, gegenüber Verbrauchern darf der Händler sie bei Gebrauchtware allerdings unter bestimmten Voraussetzungen auf ein Jahr verkürzen.
Voraussetzungen für den Händler
Die Sonderregel gilt nur für Wiederverkäufer, also Unternehmer, die gewerbsmäßig mit Gebrauchtgegenständen handeln. Außerdem darf der Händler das Gerät nicht mit gesondert ausgewiesener Umsatzsteuer eingekauft haben. Typische Lieferanten sind Privatleute, Kleinunternehmer oder andere Händler, die selbst differenzbesteuert verkauft haben. Die IHK Ostwestfalen erläutert die Regeln in einem Merkblatt zur Differenzbesteuerung ausführlich.
Firmenkäufer aufgepasst: kein Vorsteuerabzug
Für dich als vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmer ist der entscheidende Punkt: Bei der Differenzbesteuerung darf der Händler die Umsatzsteuer nicht gesondert ausweisen, auch nicht gegenüber Geschäftskunden. Ohne ausgewiesene Steuer gibt es keinen Vorsteuerabzug. Der Bruttopreis ist für dich der echte Preis.
Kaufst du differenzbesteuert beim Handy-Refurbisher, vergleichst du deshalb nicht Bruttopreise, sondern deine tatsächlichen Kosten. Ein regelbesteuertes Angebot kann trotz höherem Endpreis günstiger sein.
| Angebot | Rechnungsbetrag | Vorsteuer | Echte Kosten für dein Unternehmen |
|---|---|---|---|
| Differenzbesteuert | 476,00 Euro | 0,00 Euro | 476,00 Euro |
| Regelbesteuert | 476,00 Euro | 76,00 Euro | 400,00 Euro |
| Regelbesteuert, teurer | 535,50 Euro | 85,50 Euro | 450,00 Euro |
Das Beispiel zeigt: Selbst ein um fast 60 Euro teureres regelbesteuertes Gerät kostet dich unterm Strich weniger. Bei einer Ausstattung von 20 Mitarbeitenden summiert sich der Unterschied auf mehr als 500 Euro.
Regelbesteuerung beim Händler anfragen
Der Händler darf auf die Differenzbesteuerung verzichten und regulär abrechnen. Dann weist er die Umsatzsteuer aus, und du kannst sie als Vorsteuer ziehen. Für den Händler wird der Verkauf damit allerdings teurer, weil er Steuer auf den vollen Preis abführt. Rechne also damit, dass sich der Bruttopreis erhöht.
Manche Business-Shops, die standardmäßig differenzbesteuert beim Handy abrechnen, bieten Firmenkunden die Regelbesteuerung als Option an. Frag aktiv nach, bevor du größere Stückzahlen bestellst. Bei Einzelgeräten für Kleinunternehmer spielt das keine Rolle, denn sie ziehen ohnehin keine Vorsteuer.
Am besten verankerst du das Thema in deiner Einkaufsrichtlinie. Lege fest, dass Angebote für Gebrauchtgeräte immer nach effektiven Nettokosten verglichen werden. Lautet der Hinweis im Angebot differenzbesteuert beim Handy, zählt der volle Preis. Bei regelbesteuerten Angeboten zählt der Nettobetrag. So treffen auch Kolleginnen und Kollegen außerhalb der Buchhaltung die wirtschaftlich richtige Entscheidung.
Rechnung prüfen: Woran du die Differenzbesteuerung erkennst
Wer differenzbesteuert beim Handy einkauft, erkennt das an der Rechnung. Der Händler muss einen Hinweis auf die Sonderregelung angeben, bei Smartphones lautet er „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“. Ein Umsatzsteuerbetrag fehlt.
Checkliste für die Buchhaltung
- Hinweis vorhanden? „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“ auf der Rechnung
- Kein Steuerausweis? Weder Steuerbetrag noch Steuersatz dürfen erscheinen
- Steuer trotzdem ausgewiesen? Dann schuldet der Händler sie, für dich gibt es aber keinen Vorsteuerabzug
- Bruttobetrag als Anschaffungskosten erfassen, nicht netto
- Beleg archivieren wie jede andere Eingangsrechnung
Gerade der dritte Punkt kann bei einer Betriebsprüfung zu Korrekturen führen. Wie solche Prüfungen ablaufen und worauf Prüfer achten, liest du in unserem Beitrag Betriebsprüfung: Ablauf und Prüfungsschwerpunkte. Die Aufbewahrungsfristen für deine Belege findest du in Wie lange musst du Rechnungen aufbewahren?.
Buchung und Abschreibung gebrauchter Firmenhandys
Kaufst du differenzbesteuert beim Handy-Händler, kannst du keine Vorsteuer abziehen. Deshalb zählt der volle Rechnungsbetrag zu den Anschaffungskosten. Das hat direkte Folgen für die Abschreibung.
Geringwertiges Wirtschaftsgut
Wirtschaftsgüter bis 800 Euro netto darfst du als geringwertiges Wirtschaftsgut sofort abschreiben. Bei differenzbesteuerten Geräten gibt es keine abziehbare Vorsteuer, deshalb ist der gesamte Kaufpreis maßgeblich. Ein gebrauchtes Smartphone für 790 Euro bleibt so unter der Grenze, eines für 850 Euro nicht.
Alternativ kannst du Wirtschaftsgüter zwischen 250 und 1.000 Euro in einen Sammelposten einstellen und über fünf Jahre abschreiben. Welche Variante sinnvoller ist, hängt von deiner Gewinnsituation ab.
Teurere Geräte
Liegt ein gebrauchtes High-End-Smartphone über 800 Euro, schreibst du es über die Nutzungsdauer ab. Ob die verkürzte Nutzungsdauer von einem Jahr für Computerhardware auch für Smartphones greift, ist nicht ausdrücklich geregelt. Kläre das mit deiner Steuerberatung. Für neue Investitionen lohnt außerdem ein Blick auf die degressive Abschreibung von 30 Prozent.
Ausgemusterte Firmenhandys verkaufen: die unterschätzte Falle
Irgendwann ersetzt du die alten Geräte. Viele Unternehmer gehen davon aus, dass sie dann ebenfalls differenzbesteuert beim Handy-Verkauf abrechnen können. Das ist in der Regel falsch.
Die Differenzbesteuerung steht nur Wiederverkäufern offen. Ein Steuerbüro, eine Agentur oder ein Handwerksbetrieb handelt nicht gewerbsmäßig mit Smartphones. Verkaufst du ein ausgemustertes Firmenhandy, ist das eine normale steuerpflichtige Lieferung. Als regelbesteuertes Unternehmen führst du 19 Prozent Umsatzsteuer auf den vollen Verkaufspreis ab.
Das gilt auch für differenzbesteuert gekaufte Geräte
Hast du das Gerät einst differenzbesteuert beim Handy-Händler gekauft, ohne Vorsteuer, entfällt die Umsatzsteuer beim Weiterverkauf trotzdem nicht automatisch. Die Steuerbefreiung für Gegenstände ohne Vorsteuerabzug greift nur in eng begrenzten Fällen, etwa wenn ein Unternehmen ausschließlich steuerfreie Umsätze ausführt. Für die meisten Betriebe heißt das: Beim Einkauf keine Vorsteuer, beim Verkauf volle Umsatzsteuer. Plane das in deine Kalkulation ein.
Ein Beispiel: Deine Agentur verkauft zehn ausgemusterte Smartphones an ein Ankaufportal und vereinbart 150 Euro pro Gerät. Ist dieser Betrag als Bruttopreis gemeint, bleiben dir nach Abzug der Umsatzsteuer nur 126,05 Euro je Gerät, insgesamt also rund 239 Euro weniger als erwartet. Kläre deshalb vor jedem Verkauf, ob ein Angebot netto oder brutto gemeint ist, und stelle eine ordnungsgemäße Rechnung mit Umsatzsteuer aus.
Verkauf an Mitarbeitende
Beliebt ist der Verkauf alter Geräte an das eigene Team. Liegt der Preis unter dem Marktwert, können zwei Themen entstehen: ein geldwerter Vorteil in der Lohnabrechnung und eine umsatzsteuerliche Mindestbemessungsgrundlage. Dokumentiere deshalb den Marktwert, etwa mit Vergleichsangeboten aus Ankaufsportalen.
Wenn dein Unternehmen selbst mit Handys handelt
IT-Dienstleister, Systemhäuser oder Mobilfunkshops kaufen Geräte oft an und verkaufen sie weiter. Dann bist du Wiederverkäufer und darfst selbst differenzbesteuert beim Handy-Verkauf abrechnen. Damit sie im Ernstfall hält, brauchst du saubere Prozesse.
- Einkauf dokumentieren: Ankaufbeleg mit Name des Verkäufers, Datum, Gerät und IMEI
- Einzeldifferenz aufzeichnen: Verkaufspreis, Einkaufspreis und Bemessungsgrundlage pro Gerät, getrennt von anderen Umsätzen
- Gesamtdifferenz nutzen: Bei Einkaufspreisen bis 500 Euro darfst du die Marge pro Besteuerungszeitraum insgesamt ermitteln
- Verluste beachten: Bei der Einzeldifferenz gibt es keine negative Bemessungsgrundlage, Verluste lassen sich nicht verrechnen
- Grenzüberschreitende Verkäufe: Differenzbesteuerte Lieferungen ins EU-Ausland sind nicht als innergemeinschaftliche Lieferung steuerfrei
- Rechnungshinweis: „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“ auf jeder Rechnung
Kaufst du Geräte mit ausgewiesener Umsatzsteuer ein, etwa von einem regelbesteuerten Leasingrückläufer-Verkäufer, ist die Differenzbesteuerung für diese Geräte ausgeschlossen. Dafür ziehst du beim Einkauf die Vorsteuer.
Datenschutz nicht vergessen
Unabhängig von der Steuer: Ein Firmenhandy enthält Kundendaten, E-Mails und Zugänge. Bevor ein Gerät dein Unternehmen verlässt, braucht es eine dokumentierte Löschung.
Gelangen Kundendaten über ein verkauftes Gerät an Dritte, kann das eine meldepflichtige Datenpanne nach der DSGVO sein. Eine kurze Checkliste und ein Löschprotokoll pro Gerät schützen dich davor, dass aus wenigen Euro Verkaufserlös ein teures Datenschutzproblem wird.
- Geräteverwaltung (MDM) entfernen und das Gerät aus dem System abmelden
- Konten abmelden, damit keine Aktivierungssperre den Weiterverkauf blockiert
- Auf Werkseinstellungen zurücksetzen und das Löschprotokoll ablegen
- SIM- und eSIM-Profile entfernen beziehungsweise beim Anbieter deaktivieren
Fazit: Differenzbesteuerung ist für Firmen kein Sparmodell
Für Privatleute ist differenzbesteuert beim Handy eine reine Formsache. Für Unternehmen bedeutet der Hinweis: kein Vorsteuerabzug, höhere Anschaffungskosten und beim späteren Verkauf meist volle Umsatzsteuer. Wer Angebote vergleicht, rechnet deshalb mit echten Kosten und fragt bei größeren Bestellungen nach einer regelbesteuerten Rechnung.
Handelt dein Unternehmen selbst mit Geräten, ist die Differenzbesteuerung dagegen ein wertvolles Werkzeug, sofern Ankauf, Aufzeichnungen und Rechnungen sauber dokumentiert sind. Im Zweifel lohnt ein kurzer Abgleich mit deiner Steuerberatung.
Häufige Fragen: Differenzbesteuert beim Handy
Was bedeutet differenzbesteuert beim Handy?
Der Händler versteuert nur seine Marge, also die Differenz zwischen Ein- und Verkaufspreis, nach § 25a UStG. Die Umsatzsteuer wird auf der Rechnung nicht ausgewiesen. Stattdessen steht dort der Hinweis „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“.
Kann ich als Unternehmer bei einem differenzbesteuerten Handy Vorsteuer abziehen?
Nein. Weil der Händler keine Umsatzsteuer gesondert ausweisen darf, ist kein Vorsteuerabzug möglich. Der Bruttopreis zählt vollständig zu deinen Anschaffungskosten.
Kann ich eine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer verlangen?
Der Händler kann auf die Differenzbesteuerung verzichten und regulär abrechnen. Einen Anspruch darauf hast du nicht. Rechne damit, dass der Preis dann steigt.
Darf ich alte Firmenhandys differenzbesteuert verkaufen?
In der Regel nicht, denn die Differenzbesteuerung gilt nur für Wiederverkäufer. Als regelbesteuertes Unternehmen führst du auf den Verkaufspreis 19 Prozent Umsatzsteuer ab. Das gilt meist auch dann, wenn du das Gerät ohne Vorsteuer gekauft hast.
Wie buche ich ein differenzbesteuertes Firmenhandy?
Du erfasst den vollen Rechnungsbetrag als Anschaffungskosten. Liegt er bei höchstens 800 Euro, kannst du das Gerät als geringwertiges Wirtschaftsgut sofort abschreiben. Teurere Geräte schreibst du über die Nutzungsdauer ab.
