GmbH gründen: Kosten, Ablauf und Dauer im Überblick

Die Geschäftsidee steht, die ersten Kunden sind gewonnen, und jetzt soll eine Haftungsbeschränkung her. Für viele Selbstständige ist die GmbH die naheliegende Rechtsform. Doch wer eine GmbH gründen möchte, steht vor Fragen: Wie viel Geld brauche ich wirklich? Was kostet der Notar? Wie lange dauert es bis zur Eintragung? In diesem Beitrag erfährst du, wie die Gründung Schritt für Schritt abläuft, mit welchen Kosten du rechnen musst, wann sich das Musterprotokoll eignet und welche Fehler du vermeiden solltest.

GmbH gründen: Die Eckdaten auf einen Blick

• Stammkapital: mindestens 25.000 Euro, davon mindestens 12.500 Euro bei Anmeldung eingezahlt
• Gründer: eine oder mehrere natürliche oder juristische Personen
• Pflicht: notarielle Beurkundung des Gesellschaftsvertrags und Eintragung ins Handelsregister
• Gründungskosten: mit Musterprotokoll oft unter 1.000 Euro, mit individueller Satzung meist mehr
• Dauer: häufig zwei bis vier Wochen vom Notartermin bis zur Eintragung
• Online möglich: Seit 2022 ist die Gründung per Videoverfahren beim Notar zulässig

Warum eine GmbH?

Die Gesellschaft mit beschränkter Haftung ist die beliebteste Rechtsform für mittelständische Unternehmen in Deutschland. Ihr größter Vorteil: Die Gesellschafter haften grundsätzlich nur mit ihrer Einlage, nicht mit ihrem Privatvermögen.

Dazu kommen weitere Pluspunkte:

• hohes Ansehen bei Banken, Kunden und Lieferanten,
• flexible Gestaltung der Beteiligungsverhältnisse,
• Möglichkeit, Geschäftsführer anzustellen und Gehälter steuerlich abzusetzen,
• einfachere Nachfolge- und Verkaufsregelungen.

Wer eine GmbH gründen will, muss aber auch die Nachteile kennen. Dem stehen höhere Gründungs- und Verwaltungskosten sowie Bilanzierungspflichten gegenüber. Ob sich die GmbH oder eher die günstigere UG eignet, liest du in unserem Vergleich GmbH oder UG.

Das Stammkapital: Wie viel Geld du brauchst

Wer eine GmbH gründen will, braucht ein Stammkapital von mindestens 25.000 Euro. Bei einer Bargründung muss vor der Anmeldung zum Handelsregister mindestens die Hälfte, also 12.500 Euro, eingezahlt sein. Auf jeden Geschäftsanteil muss zudem mindestens ein Viertel eingezahlt werden.

Wichtig zu wissen:

• Das Stammkapital ist kein Gebührenbetrag. Es gehört der Gesellschaft und kann für betriebliche Zwecke ausgegeben werden.
• Der Rest kann später eingefordert werden. Im Insolvenzfall haften Gesellschafter für noch ausstehende Einlagen.
• Statt Geld kannst du auch Sacheinlagen wie Maschinen oder Fahrzeuge einbringen. Dann ist ein Sachgründungsbericht nötig, und die Sacheinlage muss vollständig erbracht werden.

Die Kosten einer GmbH-Gründung im Detail

Was kostet es, eine GmbH gründen zu lassen? Die reinen Gründungskosten hängen vor allem davon ab, ob du das Musterprotokoll nutzt oder eine individuelle Satzung erstellst. Typische Positionen:

• Notar: Beurkundung des Gesellschaftsvertrags, Gesellschafterliste, Handelsregisteranmeldung. Mit Musterprotokoll und 25.000 Euro Stammkapital meist einige Hundert Euro, bei individueller Satzung deutlich mehr.
• Handelsregister: Eintragungsgebühr des Registergerichts, in der Regel im unteren dreistelligen Bereich.
• Gewerbeanmeldung: je nach Gemeinde etwa 15 bis 65 Euro.
• Bankkonto: Geschäftskonto für die Einzahlung des Stammkapitals, Kosten je nach Bank.
• Beratung: Steuerberatung und gegebenenfalls Rechtsberatung, je nach Umfang mehrere Hundert bis einige Tausend Euro.
• Laufende Pflichtbeiträge: IHK- oder Handwerkskammerbeitrag, abhängig vom Gewinn.

Die Notarkosten richten sich nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG) und sind bundesweit einheitlich. Ein Preisvergleich zwischen Notaren ist daher nicht nötig.

Musterprotokoll oder individuelle Satzung?

Wenn du allein oder mit wenigen Partnern eine GmbH gründen möchtest, bietet das GmbH-Gesetz für einfache Gründungen ein Musterprotokoll. Es fasst Gesellschaftsvertrag, Geschäftsführerbestellung und Gesellschafterliste in einem Dokument zusammen und senkt die Notarkosten deutlich.

Das Musterprotokoll eignet sich, wenn:

• höchstens drei Gesellschafter beteiligt sind,
• es nur einen Geschäftsführer gibt,
• keine besonderen Regelungen nötig sind, etwa zu Vorkaufsrechten, Abfindungen oder Wettbewerbsverboten.

Bei mehreren Gesellschaftern ist eine individuelle Satzung fast immer sinnvoll. Regelungen zu Ausscheiden, Vererbung, Gesellschafterbeschlüssen und Streitbeilegung können später viel Ärger ersparen.

GmbH gründen in 8 Schritten: Der Ablauf

1. Geschäftsidee und Gesellschafter klären

Lege fest, wer beteiligt ist, wer welche Anteile hält und wer Geschäftsführer wird. Kläre auch, wer welche Einlage leistet.

2. Firmennamen prüfen

Der Name muss den Zusatz „GmbH“ tragen und sich von anderen Firmen am Ort unterscheiden. Prüfe Handelsregister und Markenregister. Die IHK bietet oft eine kostenlose Vorabprüfung an.

3. Gesellschaftsvertrag vorbereiten

Entscheide zwischen Musterprotokoll und individueller Satzung. Bei einer individuellen Satzung lohnt sich anwaltliche Beratung.

4. Notartermin wahrnehmen

Der Notar beurkundet den Gesellschaftsvertrag. Ab diesem Moment existiert die GmbH als Vor-GmbH. Der Termin kann vor Ort oder per Videokonferenz stattfinden.

5. Geschäftskonto eröffnen und Stammkapital einzahlen

Eröffne ein Konto auf den Namen der Gesellschaft in Gründung und zahle mindestens 12.500 Euro ein. Die Bank bestätigt die Einzahlung.

6. Anmeldung zum Handelsregister

Der Notar reicht die Anmeldung elektronisch beim Registergericht ein. Der Geschäftsführer versichert, dass die Einlagen geleistet wurden.

7. Eintragung abwarten

Nach Prüfung trägt das Gericht die GmbH ein. Erst dann entsteht sie als juristische Person mit Haftungsbeschränkung.

8. Gewerbe, Finanzamt und Transparenzregister

Melde das Gewerbe an, reiche den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beim Finanzamt über ELSTER ein und prüfe die Pflichten gegenüber dem Transparenzregister.

Online gründen: Das Videoverfahren

Seit August 2022 kannst du eine GmbH gründen, ohne zum Notar zu fahren, also vollständig online. Grundlage ist das Gesetz zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie (DiRUG). Seit August 2023 sind auch Sachgründungen und weitere Beschlüsse online möglich.

So funktioniert es:

• Du registrierst dich auf der Plattform der Bundesnotarkammer.
• Die Identifizierung erfolgt per Online-Ausweisfunktion und Lichtbildabgleich.
• Die Beurkundung findet per Videokonferenz mit dem Notar statt.
• Du unterschreibst mit einer qualifizierten elektronischen Signatur.

Das spart Wege, vor allem wenn Gesellschafter an verschiedenen Orten oder im Ausland leben. Die Kosten entsprechen im Wesentlichen denen einer Präsenzgründung.

Wie lange dauert es, eine GmbH zu gründen?

Wer eine GmbH gründen will, plant meist einen konkreten Starttermin. Die Dauer hängt vor allem von der Vorbereitung und vom Registergericht ab. Realistische Orientierungswerte:

• Vorbereitung: wenige Tage bis mehrere Wochen, je nach Komplexität der Satzung
• Notartermin: oft innerhalb von ein bis zwei Wochen verfügbar
• Kontoeröffnung: wenige Tage, bei manchen Banken länger
• Handelsregistereintragung: je nach Gericht wenige Tage bis mehrere Wochen

Mit guter Vorbereitung und Musterprotokoll ist eine Gründung in zwei bis drei Wochen machbar. Bei komplexen Satzungen oder Sacheinlagen solltest du mehr Zeit einplanen.

Die Vor-GmbH: Vorsicht bei Geschäften vor der Eintragung

Zwischen Notartermin und Eintragung existiert die Vor-GmbH. Sie kann bereits Verträge schließen, etwa Mietverträge oder Bestellungen. Die Haftungsbeschränkung greift aber erst mit der Eintragung.

Wer vorher im Namen der Gesellschaft handelt, haftet unter Umständen persönlich. Zudem droht die sogenannte Unterbilanzhaftung: Ist das Stammkapital bei Eintragung durch Verluste aufgezehrt, müssen die Gesellschafter die Differenz ausgleichen.

Unser Rat: Größere Verpflichtungen möglichst erst nach der Eintragung eingehen oder vertraglich auf die eingetragene GmbH abstellen.

Laufende Kosten und Pflichten nach der Gründung

Wer eine GmbH gründen will, sollte nicht nur auf die Startkosten schauen. Nach der Eintragung beginnen die laufenden Pflichten. Plane diese Kosten von Anfang an ein:

• Buchführung und Bilanz: Die GmbH ist buchführungspflichtig und muss einen Jahresabschluss erstellen.
• Offenlegung: Der Jahresabschluss muss beim Unternehmensregister eingereicht werden.
• Steuererklärungen: Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer, Umsatzsteuer.
• Kammerbeiträge: Pflichtmitgliedschaft in IHK oder Handwerkskammer.
• Dokumentation: GoBD-konforme Aufbewahrung und Verfahrensdokumentation.

Die Kosten für Steuerberatung und Jahresabschluss liegen bei kleinen GmbHs häufig im niedrigen vierstelligen Bereich pro Jahr. Wie du deine Prozesse sauber dokumentierst, zeigt unser Beitrag zur Verfahrensdokumentation nach GoBD.

Steuerliche Aspekte der GmbH

Die GmbH ist ein eigenes Steuersubjekt. Sie zahlt Körperschaftsteuer von derzeit 15 Prozent zuzüglich Solidaritätszuschlag sowie Gewerbesteuer, deren Höhe vom Hebesatz der Gemeinde abhängt. Insgesamt liegt die Belastung meist bei rund 30 Prozent.

Ab 2028 soll die Körperschaftsteuer schrittweise bis auf 10 Prozent im Jahr 2032 sinken. Damit wird die GmbH steuerlich noch attraktiver, vor allem wenn Gewinne im Unternehmen verbleiben.

Gewinnausschüttungen an die Gesellschafter unterliegen zusätzlich der Abgeltungsteuer oder dem Teileinkünfteverfahren. Ein Geschäftsführergehalt ist dagegen Betriebsausgabe der GmbH. Die optimale Verteilung solltest du mit deiner Steuerberatung planen.

Typische Fehler bei der Gründung

• Stammkapital sofort ausgeben vor Anmeldung: Das eingezahlte Geld muss bei der Anmeldung zur freien Verfügung des Geschäftsführers stehen.
• Verdeckte Sacheinlage: Wer Bargeld einzahlt und es direkt für den Kauf eigener Gegenstände an sich selbst zurückzahlt, riskiert eine Nachzahlungspflicht.
• Musterprotokoll bei mehreren Gesellschaftern: Fehlende Regelungen führen später oft zu Streit.
• Firmenname nicht geprüft: Verwechslungsgefahr kann zu Abmahnungen führen.
• Transparenzregister vergessen: Verstöße können mit Bußgeldern geahndet werden.
• Geschäftsführervertrag fehlt: Regelungen zu Gehalt, Urlaub und Sozialversicherung sollten schriftlich festgehalten werden.

Finanzierung und Bank: Was du wissen solltest

Wer eine GmbH gründen und zugleich investieren will, merkt schnell: Das Stammkapital reicht selten für den gesamten Kapitalbedarf. Viele Gründer kombinieren Eigenkapital mit Förderkrediten, etwa von der KfW oder den Förderbanken der Länder.

Banken achten bei jungen GmbHs auf Businessplan, Eigenkapitalquote und die persönliche Bonität der Gesellschafter. Häufig verlangen sie zusätzlich eine persönliche Bürgschaft, die die Haftungsbeschränkung teilweise aufhebt.

Falls deine Bank zunächst ablehnt, gibt es Alternativen. Welche das sind, zeigt unser Ratgeber Bankkredit abgelehnt: Was tun?

Checkliste: Unterlagen für die GmbH-Gründung

• gültiger Personalausweis oder Reisepass aller Gesellschafter und Geschäftsführer (das gilt für alle, die eine GmbH gründen)
• Entwurf des Gesellschaftsvertrags oder ausgefülltes Musterprotokoll
• Angaben zu Firmenname, Sitz und Unternehmensgegenstand
• Verteilung der Geschäftsanteile und Höhe der Einlagen
• Bei Sacheinlagen: Sachgründungsbericht und Wertnachweise
• Bestätigung der Bank über die Einzahlung
• Bei genehmigungspflichtigen Tätigkeiten: erforderliche Erlaubnisse

Fazit: Mit guter Vorbereitung schnell zur GmbH

Eine GmbH gründen ist kein Hexenwerk. Mit klarer Vorbereitung, dem passenden Gesellschaftsvertrag und einem eingeplanten Puffer für Kapital und Kosten ist die Gründung in wenigen Wochen erledigt. Das Musterprotokoll spart Geld bei einfachen Konstellationen, bei mehreren Gesellschaftern lohnt sich die individuelle Satzung.

Wenn du eine GmbH gründen willst, denke von Anfang an an die laufenden Pflichten und lass dich steuerlich beraten. Informationen zur Online-Gründung findest du direkt bei der Bundesnotarkammer.

FAQ: Häufige Fragen zu GmbH gründen